Olet suunnittelemassa tapahtumaa – ehkä syntymäpäiväjuhlia, yrityksen pikkujouluja tai paikallista festivaalia. Olet miettinyt paikkaa, ruokaa ja ohjelmaa, mutta oletko ajatellut, miten saat ihmiset kuulemaan tapahtumastasi ja tulemaan paikalle?

Tässä tulee kuvaan tapahtuman markkinointiviestintä. Se ei tarkoita pelkästään mainosten tekemistä, vaan kaikkea sitä viestintää, mitä teet kertoaksesi ihmisille tapahtumastasi ja saadaksesi heidät innostumaan siitä.

Mitä on tapahtuman markkinointiviestintä?

Tapahtuman markkinointiviestintä on yksinkertaisesti sitä, että kerrot oikeille ihmisille oikeaan aikaan, miksi heidän kannattaa tulla tapahtumaasi. Se on kuin kutsujen lähettämistä, mutta laajemmassa mittakaavassa ja monella eri tavalla.

Hyvä tapahtuman markkinointiviestintä vastaa kolmeen kysymykseen:

• Kuka haluaisi tulla tapahtumaasi?
• Missä nämä ihmiset viettävät aikaansa?
• Mitä heidän pitää tietää, jotta he haluavat osallistua?

Viestintä ja markkinointiviestintä ovat lähes sama asia, mutta pieni ero löytyy. Viestintä keskittyy tiedon jakamiseen ja vuorovaikutukseen – kerrot mitä, milloin ja missä. Markkinointiviestintä taas tähtää konkreettisiin toimiin: haluat ihmisten ostavan lipun tai ilmoittautuvan mukaan. Käytännössä tarvitset molempia, ja ne toimivat käsi kädessä.

Miksi markkinointiviestintään kannattaa panostaa?

Tapahtumasi tulee tunnetuksi

• Jos järjestät saman tapahtuman vuosittain, hyvä markkinointi tekee siitä tunnistetun brändin. Ihmiset alkavat odottaa sitä ja puhua siitä ystävilleen.

Saat oikeat ihmiset paikalle

• Hyvin kohdistettu markkinointi tuo tapahtumaasi juuri niitä ihmisiä, jotka todella nauttivat siitä. Tämä tekee tunnelman paremmaksi kaikille.

Lipunmyynti kasvaa

• Kun ihmiset tietävät tapahtumastasi ajoissa ja ymmärtävät, miksi sen kannattaa tulla, he ostavat lippuja enemmän ja aikaisemmin.

Saat rahalle vastinetta

• Kun tiedät, mihin markkinointiraha kannattaa käyttää, säästät turhilta menoilta ja saat paremman tuloksen.

Mistä hyvä tapahtuman markkinointiviestintä koostuu?

Selkeä viesti: Sinulla pitää olla yksi pääviesti, joka kertoo, miksi tapahtumasi on kiinnostava. Esimerkiksi “Kaupungin paras ruokafestivaali” tai “Rentoa yhdessäoloa hyvän musiikin parissa”. Tämän viestin pitää näkyä kaikessa markkinoinnissasi.

Oikeat kanavat: Mieti, missä kohderyhmäsi viettää aikaansa. Jos järjestät nuorille suunnattua tapahtumaa, Instagram ja TikTok ovat parempia valintoja kuin paikallislehti. Jos taas kyseessä on ikäihmisten tanssitapahtuma, Facebook ja lehti-ilmoitukset saattavat toimia paremmin.

Oikea ajoitus: Liian aikaisin markkinointi unohtuu, liian myöhäinen ei anna aikaa suunnitella osallistumista. Ajoitus riippuu tapahtuman koosta:

• Pieni paikallinen tapahtuma (alle 100 henkilöä): 4-6 viikkoa etukäteen
• Keskikokoinen tapahtuma (100-500 henkilöä): 6-10 viikkoa etukäteen
• Suuri tapahtuma (yli 500 henkilöä): 2-4 kuukautta etukäteen
• Festivaalit ja kansainväliset tapahtumat: jopa 6-12 kuukautta etukäteen

Mitä isompi tapahtuma, sitä aikaisemmin ihmiset täytyy saada tietoisiksi siitä, koska he tekevät matkustus- ja majoitusvarauksia etukäteen.

Ketkä ovat sinun ihmisiäsi?

Ennen kuin alat markkinoida, mieti tarkkaan, ketkä todennäköisimmin haluaisivat tulla tapahtumaasi.

Perusasiat

• Ikä: Onko tapahtumasi suunnattu tietylle ikäryhmälle?
• Asuinpaikka: Kuinka kaukaa ihmiset ovat valmiita tulemaan?
• Tulotaso: Mikä on realistinen lipun hinta kohderyhmällesi?

Syvemmät asiat

• Mitkä asiat kiinnostavat heitä vapaa-ajalla?
• Millaiset tapahtumat ovat menneet heillä suosioon aiemmin?
• Missä he etsivät tietoa uusista tapahtumista?

Esimerkiksi jos järjestät jazz-konsertin, kohderyhmäsi on todennäköisesti 30+ -vuotiaita musiikista kiinnostuneita ihmisiä, jotka arvostavat laatua määrän sijaan ja ovat valmiita maksamaan hyvästä kokemuksesta.

Kuinka rakennat hyvän markkinointiviestinnän suunnitelman?

1. Aseta tavoitteet

• Mitä haluat saavuttaa? “Haluamme myydä 200 lippua” on parempi kuin “haluamme paljon ihmisiä”. Kun tavoite on selkeä, voit mitata, onnistuiko markkinointi.

2. Valitse kanavat

• Älä yritä olla kaikkialla. Valitse 2-3 kanavaa, joissa kohderyhmäsi varmasti liikkuu, ja keskity niihin. Parempi tehdä muutama asia hyvin kuin monta huonosti.

3. Suunnittele sisältö

• Mitä kerrot ja näytät ihmisille? Tarvitset kuvia, videoita ja tekstiä, jotka herättävät mielenkiinnon. Älä vain kerro faktoja – kerro, millainen kokemus tapahtumasi on.

Digitaalinen markkinointiviestintä – eli internetissä viestiminen

Sosiaalinen media Facebook on edelleen tehokas tapahtumien markkinointiin. Voit luoda tapahtuman, kutsua ihmisiä ja jakaa päivityksiä. Instagram toimii hyvin, jos sinulla on hienoja kuvia jaettavana. TikTokissa voit tavoittaa nuoria luovilla videoilla.

Vinkkejä someen:

• Käytä samoja tunnisteita (#hashtag) jokaisessa postauksessa
• Jaa kulissien takaa -sisältöä valmisteluprosessista
• Pyydä ihmisiä jakamaan omia kokemuksiaan tapahtumastasi

Sähköpostiviestintä: Sähköposti toimii edelleen loistavasti, koska se on henkilökohtaista. Lähetä mukavia uutiskirjeitä, joissa kerrot tapahtuman valmistelusta ja muistuttelet lipunmyynnistä.

Sisältömarkkinointi: Kirjoita blogitekstejä, tee videoita tai haastatteluja, jotka liittyvät tapahtumaasi. Jos järjestät ruokatapahtuman, voit jakaa reseptejä. Konsertin järjestäjä voi haastatella esiintyjiä.

Perinteiset markkinointiviestinnän keinot

Painetut mainokset: Paikallislehdet, julisteet ja flyerit toimivat edelleen, varsinkin paikallisissa tapahtumissa. Ne tavoittavat ihmisiä, jotka eivät ole aktiivisia netissä.

Lehdistötyö: Ota yhteyttä paikallisiin lehtiin ja radioasemiin. Lähetä heille tiedote tapahtumastasi ja tarjoa haastattelumahdollisuutta. Ilmainen juttu lehdessä on kultaakin kalliimpaa.

Yhteistyökumppanit: Tee yhteistyötä muiden yritysten, yhdistysten tai tapahtumajärjestäjien kanssa. He voivat mainostaa tapahtumaasi omille asiakkailleen, ja sinä voit tehdä samoin heille.

Miten tiedät, toimiiko markkinointiviestintä?

Seuraa numeroita

• Kuinka monta ihmistä näkee mainoksesi?
• Kuinka moni klikkaa niitä?
• Kuinka moni ostaa lopulta lipun?
• Kuinka paljon kukin myyty lippu maksoi markkinoinnissa?

Työkaluja mittaamiseen

• Facebook ja Instagram kertovat, miten mainoksesi toimivat
• Google Analytics näyttää, kuka käy verkkosivuillasi
• Kysy lipunostajilta, mistä he kuulivat tapahtumastasi

Opi kokemuksista Kirjaa ylös, mikä toimi ja mikä ei. Tätä tietoa voit käyttää seuraavan tapahtuman markkinoinnissa.

Tavallisimmat sudenkuopat

Budjetti loppuu kesken: Varaa markkinointiviestintään 10-20% tapahtuman kokonaisbudjetista. Jos budjetti on pieni, keskity yhteen tai kahteen kanavaan ja tee ne hyvin.

Liian myöhään aloittaminen: Aloita markkinointi ajoissa. Ihmisillä on kalenterit täynnä, ja he tarvitsevat aikaa suunnitella osallistumista.

Sekava viesti: Jos et itse osaa selittää yhdellä lauseella, miksi tapahtumasi on kiinnostava, miten kohderyhmäsi sen ymmärtäisi?

Toimintasuunnitelma – näin pääset alkuun

Vaihe 1: Selvitä kohderyhmäsi

• Käytä tunti siihen, että mietit tarkkaan, ketkä haluaisivat tulla tapahtumaasi ja miksi.

Vaihe 2: Kirjoita ydinviesti

• Yksi lause, joka kertoo, miksi tapahtumasi on ainutlaatuinen ja kiinnostava.

Vaihe 3: Valitse 2-3 markkinointikanavaa

• Keskity niihin, joissa kohderyhmäsi varmasti liikkuu.

Muista: Ei tarvitse olla täydellinen heti. Aloita yksinkertaisesti ja opi kokemuksesta. Jokainen tapahtuma opettaa jotain uutta markkinoinnista.

Usein kysytyt kysymykset

Onko markkinointiviestintä todella niin tärkeää pienelle tapahtumalle?

Kyllä on. Vaikka tapahtumasi olisi pieni, ihmiset eivät voi tulla, jos he eivät tiedä siitä. Hyvä markkinointiviestintä voi tehdä pienestäkin tapahtumasta menestyksen.

Mitä markkinointikanavia kannattaa käyttää?

Se riippuu kohderyhmästäsi. Nuorille Facebook, Instagram ja TikTok. Vanhemmille ihmisille Facebook, sähköposti ja paikallislehdet. Testaa ja katso, mikä toimii.

Kuinka paljon rahaa markkinointiin?

Nyrkkisääntö on 10-20% tapahtuman kokonaisbudjetista. Jos budjetti on todella pieni, keskity ilmaisiin kanaviin kuten sosiaaliseen mediaan ja suusta suuhun -markkinointiin.

Miten tiedän, toimiiko markkinointiviestintä?

Seuraa, kuinka monta lippua myyt ja mistä kanavista ihmiset kuulevat tapahtumastasi. Kysy lipunostajilta suoraan: “Mistä kuulit tästä tapahtumasta?”

Milloin pitää aloittaa markkinointiviestintä?

Riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta:

• Pieni paikallinen tapahtuma: 4-6 viikkoa etukäteen
• Keskikokoinen tapahtuma: 6-10 viikkoa etukäteen
• Suuri tapahtuma tai festivaali: 2-6 kuukautta etukäteen
• Kansainvälinen tapahtuma: jopa vuosi etukäteen

Mitä enemmän ihmisten täytyy järjestellä osallistumistaan (matkustus, majoitus, lomien suunnittelu), sitä aikaisemmin markkinointi kannattaa aloittaa.

Tapahtuman markkinointiviestintä ei ole rakettitiedettä. Kyse on siitä, että osaat kertoa oikeille ihmisille, miksi heidän kannattaa tulla tapahtumaasi. Aloita pienestä, opi kokemuksesta ja kehitä taitojasi tapahtuma kerrallaan.